非エンジニアの経営者が業務自動化を始めるとき、最初にやるべきこと

「AIで社内の作業を自動化したい」と考えたとき、最初にやるべきなのはプログラミングの勉強ではありません。

私は清掃業の会社を経営しています。コードは書けません。それでも経理の集計と予測を自動化し、毎月自動で動かしています。

ただし、始めた当初は2週間ほど何も進みませんでした。原因は、自分のパソコンの状態をAIに伝えていなかったことでした。

最初にやるべきことは、「自分のパソコンで何ができて、何ができないか」を1度調べて、それをファイルに書き残すことです。

なぜ最初につまずくのか

AIに「これを自動化して」と頼むと、コードはすぐに出てきます。問題は、そのコードが動かないことです。

AIは「一般的なパソコンならこうなっているはず」という前提で答えます。ところが実際のパソコンは、その前提から少しずつずれています。

私のMacで実際に起きたのは、こういうことでした。

これを何往復もしました。原因は、開発用の部品（Xcodeコマンドラインツール）が入っていないため、標準のPythonが動かない状態だったことです。

AIはそれを知りません。知らないまま、動くはずの答えを出し続けます。

最初に30分だけ使って、自分のパソコンの状態を確認します。この30分で、あとの何十時間かが決まります。

AIにこう頼めば、確認用のコマンドを出してくれます。

「私のMacで何が使えるか確認したいです。Python・Node.js・gitなどが入っているかを調べるコマンドを、1つずつ順番に教えてください。エラーが出たらそのまま貼ります」

大事なのは、エラーを隠さずそのまま渡すことです。エラー文は失敗の証拠ではなく、状態を教えてくれる情報です。

私の場合、この確認で次のことが分かりました。

この3行を先に知っているかどうかで、会話の質がまったく変わりました。

調べた結果は、毎回説明し直すのではなく、ファイルに書いておきます。

AIは会話が変わると前回の内容を忘れます。しかし決まった名前のファイルに書いておけば、毎回それを読んでから答えてくれます。

私が書いているのは、たとえばこういう内容です。

・このパソコンには開発用の部品が入っていない。標準のPythonは動かない
・Pythonは別に用意したものを使う（場所はここ）
・gitは使えない
・返答は日本語で。専門用語をそのまま出さない

これを書いてから、「動きません」の往復がほぼ消えました。

このファイルの作り方は CLAUDE.mdとは何か｜AIへの指示をファイルで管理するで詳しく解説しています。

環境が分かったら、次は成果の小さいものを1つ選んで、最後まで動かします。

私が最初にやったのは、「表計算ファイルを読んで、合計を画面に出すだけ」でした。通知もなし、定期実行もなし。それだけです。

意味がないように見えますが、これには理由があります。

小さく1つ通しておくと、「どこまでは確実に動く」という基準ができます。
次に何かが動かなくなったとき、この基準があると原因の範囲がすぐ絞れます。

逆に、いきなり通知や定期実行まで作り込むと、動かなかったときにどこが悪いのか分からなくなります。

始める前に必要だと思っていたものの、実際にはまったく要らなかったものを挙げます。

要らなかったもの	理由
プログラミングの勉強	コードは読めなくても運用できる。必要なのは「何がしたいか」を言葉にする力
開発環境の完全な構築	使うものだけ、必要になったときに入れれば足りる
高いパソコン	集計と通知程度なら、今使っているMacで動く
完璧な設計	先に全体を設計しても、動かしてみると前提が変わる