経理の集計を自動化したら月に何時間浮いたか｜正直に数えた結果

経理の集計を自動化して、実際に何時間浮いたのか。正直に数えてみました。

私は清掃業の会社を経営しています。拠点がいくつかあり、拠点別の売上と経費を月次で集計しています。エンジニアはいません。

先に結論を書きます。

浮いた時間は、月に3時間ほどでした。
期待していたほどではありません。それでも自動化してよかったと言えるのは、時間以外のところで効果が出たからです。

※本記事の数値は、実際の作業構成をもとにした説明用の概算です。金額は含みません。

自動化する前にやっていた作業

月次でやっていたのは、次の作業です。

作業	頻度	1回あたり	月合計
スプレッドシートのダウンロード	月4回	2分	8分
拠点ごとの数字の転記	月1回	40分	40分
月末着地の計算	月2回	10分	20分
集計結果の共有（貼り付け・送信）	月2回	10分	20分
数字が合わないときの確認	月1回	60分	60分
合計			約2時間30分

数えてみて意外だったのは、いちばん時間を食っていたのが「数字が合わないときの確認」だったことです。集計そのものではありませんでした。

取り込み・集計・着地の計算・チャットへの通知までを、決まった時刻に自動で動くようにしました。

差し引きで、月に約1時間50分。年間で22時間ほどです。

ここに、月末に自分で計算していた回数が増えたぶんを足しても、月3時間には届きません。

ここが、自動化を検討している方にいちばん伝えたい点です。

数字が合わないときの確認作業は、自動化しても半分しか減りませんでした。

減ったのは「どこがずれているか探す」部分です。プログラムが拠点ごとの数字を並べて出すので、ずれている場所はすぐ分かります。

しかし、なぜずれたのかを調べる作業は残ります。 入力漏れなのか、二重計上なのか、そもそも仕訳の考え方が違うのか。これは人が現物に当たるしかありません。

自動化で減るのは「探す時間」であって、「考える時間」ではありませんでした。

では、なぜ自動化してよかったと言えるのか。回数が増えたからです。

自動化する前、月末着地を計算していたのは月に1〜2回でした。10分の作業ですが、忙しいと後回しになります。

今は、頼まなくても決まった時刻に届きます。 見る回数が増え、月の途中で「今月は厳しい」と気づけるようになりました。

浮いた22時間より、この差のほうが経営上は大きいと感じています。

ここまでが自作の効果ですが、正直に書いておくべきことがあります。

私が自動化したのは「集計と予測」だけです。次の作業には一切手を出していません。

これらを自作しようとは思いません。 理由は3つです。

理由	中身
法令が毎年変わる	税率や様式の改定に、自分で追随し続ける必要がある
間違えた責任が全部来る	申告の誤りは自社の責任。時間を浮かせて追徴では意味がない
すでに安く売っている	銀行連携や仕訳の自動化は、月額数千円のソフトに入っている