従業員にAIを使ってもらうために実際にやったこと

自分でAIを使えるようになると、次に考えるのは「従業員にも使ってもらえないか」です。

私は清掃業の会社を経営しています。実際にやってみて、最初はまったく使われませんでした。

その原因と、いま機能している形をまとめます。

結論：「使っていいよ」と伝えるだけでは、絶対に使われません。
使う場面を業務のほうに埋め込む必要がありました。

最初にやって、失敗したこと

私が最初にやったのはこれです。

結果、ほとんど誰も使いませんでした。

理由を後から聞いて分かったのは、次の3つです。

3つとも、こちらの伝え方の問題でした。 「自由に使っていい」は、本人からすると「どう使えばいいか分からない」と同じです。

「何でも聞いていい」をやめました。その人の業務に直結する用途を、1つだけ決めて渡します。

たとえば、報告のとりまとめをしている人には「集まった報告を要約して、次にやることを3つ挙げる」だけ。それ以外の使い方は説明しません。

1つ使えるようになると、本人が勝手に2つ目を見つけます。 最初から選択肢を並べると、選べずに止まります。

ここは大きな転換点でした。

最初は使い方を説明していましたが、覚える負担が「自分でやったほうが早い」を生んでいました。

いまは、実行するものを1つのファイルにして渡し、それを実行するだけにしています。中で何をしているかは知らなくて構いません。

覚えることが2つ以上あると、使われなくなります。
「これを実行する」の1つに収めてください。

設定一式をまとめて配れる形にしておくと、新しい人が入っても渡すだけで済みます。 環境構築を人ごとにやっていたら、それだけで続きません。

ここは必ず設計してください。

私は、AIが読めるデータを役割ごとに分けています。

誰が使うか	読めるもの	読めないもの
経営者	経理データ・全社の数字	—
各担当者	自分の担当分の資料	経理データ・他部門の数字

同じAIでも、作業する場所（フォルダ）を分ければ、読める範囲を分けられます。

これをやっておかないと、悪意がなくても事故が起きます。 「全社の売上を教えて」と聞かれたら、AIは読める場所にあるものを普通に答えてしまいます。

⚠️ 制限は、人を疑うためではありません。
「うっかり見えてしまった」という状況を作らないためです。これは本人を守ることでもあります。

私の会社では、日本語が母語でないスタッフも働いています。

ここでAIが効きました。同じ内容を、やさしい日本語と母語の両方で同時に出せます。

私がやっているのは、依頼するときに出力の形を指定することだけです。

「この内容を、①やさしい日本語 ②英語の2つで出してください。どちらもそのままメッセージアプリに貼れる形にしてください」

翻訳を頼むのとは違います。最初から2つの言語で書いてもらうほうが、内容が揃いやすいと感じています。

これは想定していなかった効果でした。 伝達のやり直しが減り、指示の行き違いも減りました。

複数のチームを動かしていると、止まっているところを見つけて声をかける作業が発生します。

これが地味に重く、しかも後回しになりがちでした。

いまは、各チームの資料の更新日を見て、一定期間動きがないチームを毎週自動で一覧にしています。 月曜の朝に通知が来るので、それを見て連絡するだけです。

人を管理するのではなく、状態を可視化するだけで回るようになりました。

通知の作り方は Googleスプレッドシートの売上から月末着地予想を自動計算しSlackに投稿する方法と同じ仕組みです。

導入する中で、やらないと決めたこともあります。